POLÍTICA GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Objetivo general

Ecuaprimas Cía. Ltda. (en adelante “Ecuaprimas”) se compromete con la protección de tus datos personales. Nos preocupamos por salvaguardar tu información y evitar su uso indebido. Este documento establece los lineamientos que Ecuaprimas sigue en sus interacciones y procedimientos que involucran el tratamiento de tus datos personales.

En este sentido, implementamos esta Política General de Protección de Datos Personales (en adelante, la “Política”) para informarte de forma clara y transparente cómo tratamos tus datos personales.

2. Objetivos específicos

2.1. Elaborar pautas para desarrollar los controles vinculados a los datos personales.

2.2. Establecer los principales criterios para la selección de proveedores con un enfoque en la protección de la información personal.

2.3. Crear directrices para implementar mecanismos de seguridad técnicos, físicos y organizativos que aseguren la confidencialidad y protección de los datos personales.

3. Ámbito de aplicación de la Política

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales de las siguientes categorías de “Titulares”:

• Postulantes: Personas que se postulan a un puesto de trabajo en Ecuaprimas.
• Trabajadores: Personas que trabajan para Ecuaprimas, incluyendo personal temporal.
• Potenciales clientes: Personas que han mostrado interés en los productos o servicios de Ecuaprimas.
• Clientes: Personas que han comprado o utilizado los servicios de Ecuaprimas.
• Proveedores: Personas que prestan servicios a Ecuaprimas.

• Representantes legales: Persona que ostenta la capacidad de actuar en nombre y representación de una sociedad.
• Puntos de contacto: Personas físicas que son el canal de comunicación entre Ecuaprimas y un tercero, como empleados de una empresa cliente, etc.
• Socios: Personas que participan en el capital social de una sociedad
• Socios comerciales: Personas que participan en colaboración comercial con Ecuaprimas.
• Visitantes: Personas físicas que acceden a las instalaciones de Ecuaprimas, como clientes que visitan una tienda, etc.
• Otros terceros con los que Ecuaprimas tenga una relación

Esta Política debe ser cumplida obligatoriamente por parte de los empleados, consultores, empresas asociadas, socios, socios comerciales, proveedores y cualquier entidad vinculada que actúe en representación de Ecuaprimas. El cumplimiento y el respeto de esta Política son fundamentales para todas las actividades que impliquen el tratamiento de datos personales. Este compromiso se extiende al ámbito público, por lo que la Política está disponible en el sitio web de Ecuaprimas para su consulta general.

4. – Definiciones.-

La Política hace referencia a las definiciones siguientes, las cuales son extraídas de la LOPDP, su Reglamento y cualquier otra normativa pertinente que pueda ser aplicable:

• Autoridad de Protección de Datos Personales: Hace referencia a la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

• Base de Datos: Conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, Tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.

• Datos Personales: Información que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.

• Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo Tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.

• Delegado de Protección de Datos Personales: Persona natural encargada de informar al responsable o al encargado del Tratamiento sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de velar o supervisar el cumplimiento normativo al respecto, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto entre esta y la entidad responsable del Tratamiento de datos.

• Destinatario: Persona natural o jurídica que ha sido comunicada con Datos Personales.

• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo que solo o conjuntamente con otros trate Datos Personales a nombre y por cuenta del responsable de Tratamiento de Datos Personales.
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el Tratamiento de Datos Personales.

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre Datos Personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de Datos Personales.

• Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de Datos Personales realizada a una persona distinta al Titular, responsable o encargado del Tratamiento de Datos Personales. Los Datos Personales que comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados.

5. Principios para la protección de Datos Personales

Al momento de realizar el Tratamiento de los Datos Personales, Ecuaprimas observa los siguientes principios y vela por su cumplimiento:

• Juridicidad: El Tratamiento de Datos Personales se realiza rigiéndose estrictamente por los principios, derechos y obligaciones consagrados en la Constitución de la República, la LOPDP, el Reglamento, así como cualquier otra normativa complementaria, jurisprudencia y conforme a las disposiciones de los instrumentos internacionales aplicables.

• Lealtad: Ecuaprimas recopila Datos Personales de manera leal y conforme a la normativa, con un propósito específico comunicado al Titular. El Tratamiento se realiza según bases legitimadoras, incluyendo al Tratamiento de Datos sensibles. El Titular debe proporcionar datos precisos; la empresa puede actualizarlos. Ecuaprimas no trata datos sin legitimación y no los transfiere sin base legitimadora.

• Transparencia: Ecuaprimas garantiza transparencia en el Tratamiento de Datos Personales. La compañía comunica de forma clara al Titular sobre los Tratamientos, y la información está fácilmente accesible en las oficinas, sitio web y otros lugares de Ecuaprimas. Los Titulares pueden ejercer sus derechos según la LOPDP a través de los canales proporcionados por Ecuaprimas.

• Finalidad: Ecuaprimas trata Datos Personales con una finalidad legítima según la LOPDP, informando al Titular. La empresa recopila, almacena, utiliza, comunica o elimina datos según esta Política y otros documentos de protección de datos. En resumen, los Datos Personales se manejan para cumplir con el objeto social y actividades comerciales de Ecuaprimas.

• Pertinencia y Minimización: Ecuaprimas maneja únicamente los Datos Personales necesarios y pertinentes para cumplir con las finalidades comunicadas al Titular.

• Proporcionalidad: Ecuaprimas no adquiere Datos Personales de manera excesiva o innecesaria para los propósitos del Tratamiento. La empresa devolverá al Titular y/o eliminará cualquier dato que sea considerado excesivo.

• Confidencialidad: Ecuaprimas mantiene rigurosamente la confidencialidad y reserva de la información, tanto durante como después de finalizar las actividades de Tratamiento de Datos Personales.

• Conservación: Ecuaprimas conserva los Datos Personales por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para los que fueron recopilados, o según lo establecido en las normativas específicas que definen los períodos de retención de documentos, y también durante el plazo de prescripción de acciones legales. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento o el período de retención, Ecuaprimas procederá a devolver y/o eliminar los Datos Personales de sus soportes.

Sin perjuicio de lo anterior, Ecuaprimas puede conservar aquellos Datos Personales que hayan sido anonimizados, ya que en este estado han perdido su naturaleza de Dato Personal. En consecuencia, los datos anonimizados pueden ser utilizados libremente por Ecuaprimas.

• Seguridad: Ecuaprimas cuenta medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los Datos Personales. Estas medidas se ajustan al volumen y categorías de los Datos Personales, el estado de la técnica y los costos de implementación. Además, aquellos con quienes Ecuaprimas comparte Datos Personales deben demostrar la aplicación de medidas de seguridad para garantizar la protección de dichos datos.

• Responsabilidad Proactiva y Demostrada: Ecuaprimas cuenta con los medios de verificación necesarios para demostrar el cumplimiento de la LOPDP, su Reglamento y demás normativa aplicable de la materia.

6. Derechos de los Titulares y mecanismo para ejércelos

Ecuaprimas reconoce y asegura a los Titulares de Datos Personales los derechos establecidos en la LOPDP, mismos que se detallan a continuación:

• Información: Derecho a recibir información sobre nuestra recopilación y Tratamiento de sus Datos Personales, que incluye detalles sobre nuestra identidad, el uso de los Datos Personales y sus derechos en relación con dicha información.

• Acceso: Derecho a ser informado sobre si Ecuaprimas lleva a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales y a acceder a dicha información.

• Rectificación y actualización: Derecho a solicitar la rectificación o actualización de los Datos Personales incorrectos o inexactos por parte de Ecuaprimas.

• Eliminación: Derecho a solicitar a Ecuaprimas la eliminación de sus Datos Personales en situaciones como: (i) no cumplir con una obligación legal; (ii) no sea necesario; (iii) cumplimiento de su propósito; (iv) vencimiento del plazo de conservación; (v) afectación de derechos fundamentales; o, (vi) se haya revocado el consentimiento.

• Oposición: Derecho a solicitar a Ecuaprimas la oposición al Tratamiento de sus Datos Personales en casos que no afecten derechos fundamentales, no estén relacionados con información pública o de interés público.

• Portabilidad: Derecho a solicitar a Ecuaprimas recibir sus Datos Personales en un formato compatible y/o que transfiera sus Datos Personales a otro responsable.

• Suspensión: Derecho a solicitar la suspensión del Tratamiento de sus datos en las siguientes circunstancias: (i) impugnación de la exactitud de los datos, (ii) Tratamiento ilícito con solicitud de limitación en lugar de supresión, (iii) no necesidad de los datos por parte de Ecuaprimas, pero sí por el Titular para reclamaciones; y, (iv) oposición al Tratamiento mientras se verifica la legitimidad de motivos.

• Solicitud de revisión de decisiones tomadas exclusivamente sobre la base de un Tratamiento automatizado: Derecho a oponerse, pedir explicaciones y solicitar la revisión humana de las decisiones basadas exclusivamente en un Tratamiento automatizado de datos que afecten a sus intereses.

Para el ejercicio de los derechos, anteriormente mencionados, Ecuaprimas pone a su disposición el formulario de solicitud de ejercicio de derechos en el siguiente enlace: [colocar el enlace en donde estará disponible el formulario].

Podrá enviar de forma física el formulario de ejercicio de derechos que pones a su disposición en cualquiera de nuestras sucursales, o bien, mediante correo electrónico a la dirección: [email protected]

Su solicitud de ejercicio de derechos será atendida dentro del plazo previsto en la LOPDP. Sin embargo, podríamos solicitar información o documentos adicionales para confirmar su identidad, o que aclare o amplíe la información proporcionada sobre el/los derechos/s que desea ejercer, para lo cual contará con el término de diez (10) días desde que le solicitemos esto.

No se podrá ejercer derechos a nombre de terceras personas, sin su autorización expresa y por escrito.

En el evento de que su solicitud no sea atendida dentro del plazo previsto en la normativa aplicable, podrá presentar un reclamo directamente ante la Autoridad de Protección de Datos.

Adicionalmente, podrá revocar el consentimiento otorgado en cualquier momento, de forma fácil y gratuita.

Para revocar el consentimiento otorgado, podrá enviar un correo al correo electrónico indicado previamente, o lo podrá hacer a través de los mecanismos que Ecuaprimas pone a su disposición.

7. Medidas de seguridad

Ecuaprimas implementa medidas de seguridad técnicas, físicas, jurídicas y organizativas para proteger tus datos personales. Estas medidas se basan en la naturaleza y el volumen de los datos, el estado de la técnica y los costos de aplicación.

Ecuaprimas cuenta con sistemas de seguridad para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de tus datos personales. Además, se realizan evaluaciones y controles periódicos de las medidas de seguridad.

Ecuaprimas capacita periódicamente a su personal sobre la Ley de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento y demás normativa aplicable, así como sobre temas de seguridad de la información. El objetivo es formar y concientizar al personal sobre la importancia de proteger tus datos personales.

En caso de cualquier vulneración de seguridad de tus datos personales, Ecuaprimas te notificará de acuerdo con lo establecido en la LOPDP y el Reglamento.

8. Datos Personales objeto del Tratamiento

Ecuaprimas solo trata tus datos personales cuando existe una base legal para hacerlo. Recopilamos tus datos personales directamente de ti, cuando nos los proporcionas de forma voluntaria, o a través de terceros autorizados.

Algunos ejemplos de cómo recopilamos tus datos personales son:

A través de nuestro sitio web: Cuando navegas en nuestro sitio web, realizas una cotización o cuando nos dejas tus datos en el formulario de contacto.

Redes sociales: Cuando interactúas con nosotros en las redes sociales.

Llamadas telefónicas: Cuando nos llamas para realizar una consulta.

Procesos de selección de personal: Cuando te postulas a un puesto de trabajo en Ecuaprimas.

Relaciones laborales o comerciales: Cuando mantenemos una relación comercial contigo, como proveedor, socio comercial o cliente.

Fuentes de acceso público: Cuando obtenemos tus datos de fuentes públicas.

Es importante tener en cuenta que esta lista no es exhaustiva y que podemos recopilar tus datos personales de otras formas.

En todo caso, siempre te informaremos sobre cómo y por qué estamos recopilando tus datos personales.

Ecuaprimas trata las siguientes categorías y tipos de datos personales:

• Datos de identificación: Nombres, apellidos, número del documento de identificación (cédula, RUC o pasaporte), imagen, IP, firma.

• Datos de contacto: Número de teléfono fijo y/o celular, dirección de domicilio y trabajo, correo electrónico.

• Datos relacionados a características personales: Estado civil, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, referencias personales, tipo de sangre.

• Datos de circunstancias familiares y sociales: Datos de familiares (nombres y apellidos del cónyuge, padres), datos del contacto de emergencia, datos del garante.

• Datos académicos: Formación académica (años, título, institución), idiomas.

• Datos profesionales: Experiencia laboral, lugar de trabajo, modalidad de trabajo, cargo de trabajo, remuneración, referencias laborales, código interno de trabajador, fecha de ingreso al lugar de trabajo, fecha de salida al lugar de trabajo, motivo de salida.

• Datos de control de presencial: Fecha y hora de entrada y salida, motivo de ausencia.

• Datos económicos, financieros, y de seguros: Tipo de contribuyente, Datos bancarios (banco, número de cuenta bancaria, tipo de cuenta bancaria), datos de tarjeta de crédito o débito, vivienda, vehículos.

Categoría especiales de datos personales

• Datos sensibles: pasado judicial, datos crediticios, condición migratoria, datos de salud y datos biométricos.
• Datos de salud: enfermedades, discapacidades, exámenes médicos entre otros.
• Datos de niñas/os: en caso de dependientes de trabajadores o de clientes asegurados.
• Datos de personas con discapacidad: datos personas con discapacidad o representante legales del menor con discapacidad.

9. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Ecuaprimas trata los Datos Personales previamente señalados el punto 3 de la presente política para el cumplimiento de su objeto social.

A continuación, detallamos los motivos por los cuales realizamos el Tratamiento de los Datos Personales y la base que legitima dicho tratamiento:

9.1. Postulantes

– Consentimiento:

• Selección: Gestión del proceso de selección, entrevistas y verificación de la información proporcionada.
• Comunicaciones: Contactos con el postulante para informar sobre el estado del proceso de selección.
• Video: Grabación de imagen y de voz del postulante de trabajo.

– Tratamiento de Datos Personales de Bases de Datos de acceso público:

• Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios: Validar la información proporcionada por el postulante.

9.2. Trabajadores

– Cumplimiento de obligaciones legales:

• Exámenes ocupacionales: solicitados por la autoridad para conocer el estado de salud de los trabajadores.
• Registro en el Ministerio de Trabajo: Registrar la relación laboral con el trabajador frente al Ministerio de Trabajo, en cumplimiento con la normativa laboral. Específicamente, registro del contrato y del trabajador en el sistema SUT.
• Seguridad social: Afiliación al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, descuentos para los aportes, y demás acciones que se requieran, en cumplimiento con la normativa laboral y de seguridad social.
• Pago de beneficios de ley: Pago de horas suplementarias y/o extraordinarias, décimos, vacaciones, jubilación patronal y demás beneficios previstos en la normativa laboral, y gestiones correspondientes frente al Ministerio de Trabajo.
• Pago de utilidades: Pago de utilidades de acuerdo con la normativa laboral.
• Gestión de accidentes laborales: Registro y gestiones correspondientes frente a las entidades públicas competentes, de acuerdo con la normativa laboral y de seguridad social.
• Almacenamiento de información: Conservar información en los soportes de Ecuaprimas en cumplimiento con la normativa aplicable de la materia.

 – Órdenes judiciales:

• Descuentos judiciales: Descuentos en cumplimiento de lo ordenado por autoridad judicial.
• Requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos: Transferencia de información requerida por autoridad competente.

– Ejecución de medidas precontractuales o el cumplimiento de obligaciones contractuales:

• Comunicaciones: Contactos con los trabajadores referente a temas que involucran la relación laboral y de la compañía.
• Contratación: Ingreso y formalización de la relación laboral con la suscripción del contrato, y creación de la carpeta.
• Creación de usuarios: Gestión de accesos a los aplicativos y sistemas informáticos de Ecuaprimas.
• Entrega de equipos: Entrega de equipos electrónicos y herramientas de trabajo a los trabajadores.
• Configuración de usuarios: Limitar el acceso a los aplicativos y sistemas información de Ecuaprimas.
• Pago: Pago de remuneración, beneficios de ley, y descuentos aplicables.
• Control de asistencia: Control del cumplimiento del horario laboral, y pago de horas extraordinarias o suplementarias.
• Gestión de acciones disciplinarias: Gestión de acciones correspondientes por infracciones previstas en el Reglamento Interno de Trabajo.
• Capacitaciones: Aprendizaje o actualización de temas y conceptos importantes para la relación laboral.
• Gestión de seguro privado: Gestión de los seguros, incluyendo la suscripción de pólizas y la gestión de siniestros.

 9.3. Potenciales clientes

– Consentimiento:

• Cotización de seguros: Realizar cotizaciones en los diferentes ramos de seguro para presentarle propuestas de seguros adaptadas y personalizadas a sus requisitos.
• Comunicaciones: Para enviar información comercial de forma personalizada a través de los canales con los que cuente Ecuaprimas, tomando en cuenta los intereses, y necesidades del Titular.
• Precalificación crediticia: Verificación preliminar de los datos personales proporcionados por el Titular con el fin de analizar si puede ser sujeto a crédito.

• Análisis de información crediticia: Verificación de los datos personales proporcionados por el Titular con el fin de realizar una calificación crediticia.

 9.4. Clientes

–           Consentimiento:

• Precalificación crediticia: Verificación preliminar de los datos personales proporcionados por el Titular con el fin de analizar si puede ser sujeto a crédito.
• Análisis de información crediticia: Verificación de los datos personales proporcionados por el Titular con el fin de realizar una calificación crediticia.
• Gestión de sorteos y eventos: Gestión de eventos y sorteos de Ecuaprimas.
• Gestión de solicitudes, quejas o reclamos: Atención a requerimientos que tengan los Titulares de datos personales, a través de los mecanismos habilitados por Ecuaprimas.
• Envío de información comercial, sorteos: Envío de forma personalizada a través de los canales con los que cuente Ecuaprimas de promociones o sorteos tomando en cuenta los intereses, y necesidades del titular.
• Análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales y técnicos, y elaboración de perfiles: Análisis elaborados con el fin de mejorar los productos o servicios que ofrece Ecuaprimas de acuerdo con las necesidades e intereses. Esto incluye la posibilidad de realizar procedimientos automatizados para brindar servicios o productos personalizados
• Venta de cartera: Transferencia de datos personales a terceros compradores para la venta de la cartera de deudores de Ecuaprimas.

–           Cumplimiento de obligaciones legales:

• Cumplimiento de obligaciones tributarias: Declaraciones tributarias, facturación, y demás obligaciones que le correspondan a Ecuaprimas frente a la autoridad tributaria.
• Gestión de actividades con auditoría externa: Envío de información a auditor externo, en virtud de las normas societarias vigentes.
• Almacenamiento de información: Conservar información en los soportes de Ecuaprimas para cumplir con lo establecido en la normativa aplicable de la materia.

–           Órdenes judiciales:

• Requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos: Transferencia de información requerida por autoridad competente.

–           Ejecución de medidas precontractuales o el cumplimiento de obligaciones contractuales:

• Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual: Formalización de la relación, creación del cliente en los soportes de Ecuaprimas, entrega de los productos o servicios contratados, y atención a los requerimientos relacionados en virtud de la relación comercial. Esto también involucra el envío de los Datos Personales a compañías relacionadas o aliados comerciales para el desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación.
• Comercialización y distribución de productos y servicios de Ecuaprimas: Gestionar la venta y entrega de los productos y servicios contratados.
• Gestión de actividades contables y de cobranza: Realizar las actividades inherentes a la facturación, cobranza judicial y extrajudicial, refinanciamiento, devolución, actualización de información crediticia, entre otras.
• Gestión de seguros: reclamos, asistencias, salvamentos y demás aspectos producto del contrato de seguro.

–           Interés legítimo:

• Encuestas de satisfacción:
• Conocer la experiencia del cliente con los servicios de Ecuaprimas.
• Mejorar los servicios de Ecuaprimas en base a la retroalimentación del cliente.
• Envío de información:
• Transferencia de datos personales a compañías matrices, filiales o subsidiarias, aliados comerciales, o a otras sociedades o personas.

 9.5. Proveedores

– Consentimiento:

• Envío de información comercial: Para enviar información comercial de forma personalizada a través de los canales con los que cuente Ecuaprimas, tomando en cuenta los intereses, y necesidades del Titular.

– Cumplimiento de obligaciones legales

• Realizar todas las gestiones de orden tributario: Declaraciones tributarias, comprobantes de retención, y demás obligaciones que le correspondan a Ecuaprimas frente a la autoridad tributaria.
• Gestión de actividades con auditoría externa: Para el envío de información al auditor externo, en virtud de las normas societarias y tributarias vigentes.

– Órdenes judiciales

• Respuesta a requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos: Para gestionar la transferencia de información que solicite una autoridad competente, en observancia de los principios establecidos en la LOPDP.

– Ejecución de medidas precontractuales o el cumplimiento de obligaciones contractuales

• Calificación de proveedores: Para validar y realizar una verificación de la información de aquellos proveedores que desean prestar servicios o vender bienes a Ecuaprimas.
• Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual: Calificación, formalización de la relación, creación del proveedor en los sistemas internos de la compañía, gestión de la relación comercial con el objeto de adquirir productos o servicios que ofrecen los proveedores para ayudar a la gestión administrativa de Ecuaprimas.
• Comunicaciones: Para mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación comercial.
• Pago: Realizar los pagos correspondientes por la prestación de los servicios o entrega de los bienes adquiridos.

– Cumplimiento de una misión realizada en interés público e interés legítimo

• Almacenamiento de información: Conservar información en los soportes de Ecuaprimas para cumplir con solicitudes de Titulares, o defensa de los intereses de la compañía.

– Interés legítimo

• Envío de información: Dar a conocer, transferir o comunicar Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias o aliados comerciales, o a otras sociedades o personas que Ecuaprimas encargue para realizar el Tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial con los Titulares.
• Actualización de información: Para solicitar la actualización periódicos de los Datos Personales suministrados.

9.6.  Visitantes

• Cumplimiento de una misión realizada en interés público e interés legítimo:

• Almacenamiento de información: Conservar información en los soportes de Ecuaprimas para cumplir con solicitudes de Titulares, o defensa de los intereses de la compañía.

 9.7.  Socios comerciales

– Ejecución de medidas precontractuales o el cumplimiento de obligaciones contractuales:

• Comunicaciones: Contactos con los socios comerciales referente a temas que involucran la relación comercial y de la compañía.
• Contratación: Formalización de la relación contractual de colaboración comercial.
• Creación de usuarios: Gestión de accesos a los aplicativos y sistemas informáticos de Ecuaprimas.
• Entrega de equipos: Entrega de equipos electrónicos al socio para la gestión comercial.
• Configuración de usuarios: Limitar el acceso a los aplicativos y sistemas información de Ecuaprimas.
• Pago: Pagos en general y comisiones.
• Beneficios adicionales: Gestión de los beneficios acordados contractualmente.
• Gestión de seguro privado: Gestión de los seguros privados otorgados, incluyendo la suscripción de pólizas y la gestión de siniestros.
• Capacitaciones: Aprendizaje o actualización de temas y conceptos importantes para la relación comercial.
• Almacenamiento de información: Conservar información en los soportes de Ecuaprimas en cumplimiento con la normativa aplicable de la materia.

– Cumplimiento de obligaciones legales

• Realizar todas las gestiones de orden tributario: Declaraciones tributarias, comprobantes de retención, y demás obligaciones que le correspondan a Ecuaprimas frente a la autoridad tributaria.
• Gestión de actividades con auditoría externa: Para el envío de información al auditor externo, en virtud de las normas societarias y tributarias vigentes.

– Órdenes judiciales

• Respuesta a requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos: Para gestionar la transferencia de información que solicite una autoridad competente, en observancia de los principios establecidos en la LOPDP.

9.8. Socios

– Cumplimiento de obligaciones legales

• Gestión societaria: Para el cumplimiento de las obligaciones societarias consagradas en la normativa aplicable de la materia, lo que incluye, pero no se limita a elaboración de libros sociales, cesión de participaciones, entre otros.
• Pago de dividendos: Para el cumplimiento de los pagos por concepto de dividendos.

– Órdenes judiciales

• Requerimientos de autoridades competentes y el cumplimiento de sus mandatos: Transferencia de información requerida por autoridad competente.

10. Transferencia de Datos Personales nacionales e internacionales

Ecuaprimas transfiere o comunica los Datos Personales de los Titulares únicamente con aquellos terceros para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas. Las comunicaciones de Datos Personales se realizan, debido a que Ecuaprimas. Así mismo, se podrá comunicar los Datos Personales a empresas relacionadas, sucursales, filiales, quienes podrán utilizar los Datos Personales para las finalidades descritas.

Ecuaprimas comunica los Datos Personales únicamente con aquellos terceros con quienes tiene la obligación contractual, legal o judicial de compartirlos. En este sentido, Ecuaprimas cuenta con estrictos criterios para la selección de sus proveedores, con la finalidad de salvaguardar los Datos Personales.

El Tratamiento de Datos Personales podría involucrar transferencias internacionales de Datos Personales, por ejemplo, para los servicios de almacenamiento de información. Por este motivo, cuando las comunicaciones supongan transferencias internacionales de Datos Personales, Ecuaprimas exigirá el cumplimiento de estándares de protección, confidencialidad y seguridad, sobre todo, cuando la transferencia se realice a jurisdicciones que no cuenten con niveles adecuados de protección conforme a los parámetros establecidos en la normativa aplicable y las resoluciones que emita la Autoridad de Protección de Datos Personales.

11. Contratación de Proveedores

1. Todos los proveedores de Ecuaprimas deberán tratar los datos personales a los que tengan acceso únicamente de acuerdo con las instrucciones documentadas por Ecuaprimas.
   
   
2. Todos los proveedores que manejen datos personales proporcionados por Ecuaprimas deberán contar con las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos personales, esto incluye, pero no se limita, a establecer, implementar y mantener un programa de seguridad de la información que incluya políticas y procedimientos, para proteger y mantener seguros los datos personales de acuerdo con las buenas prácticas de la industria y como lo exige la LOPDP. En específico, Ecuaprimas verificará que se cuente con: una política de protección de datos, política de seguridad de la información, certificaciones (a consideración de Ecuaprimas), un delegado de protección de datos o un responsable del tema de datos dentro de la organización, entre otros.
   
   
3. Todos los proveedores de Ecuaprimas deberán suscribir un Acuerdo de Tratamiento de Datos (“DPA”), en el cual se establecerán las condiciones del tratamiento de los datos personales, así como las medidas técnicas que serán adoptadas. En caso de no suscribir un DPA, en el contrato marco, declaración de trabajo, órdenes de compra o cualquier documento donde se verifique la relación con el proveedor se deberá incorporar disposiciones respecto del manejo de datos personales. En cualquiera de los documentos referidos se deberá establecer como mínimo: el objeto y la duración del tratamiento, la naturaleza y la finalidad de este, el tipo de datos personales que se van a utilizar, los sujetos de datos, así como las obligaciones y los derechos de Ecuaprimas.
   
   
4. Ecuaprimas no podrá suscribir contratos de prestación de servicios en los cuales se incluya o se involucre datos personales, sin que el proveedor (en calidad de encargado del tratamiento), cuente con las medidas técnicas, físicas, jurídicas y organizativas adecuadas, y sin que el proveedor suscriba un DPA o un documento donde se especifique obligaciones respecto a la protección de datos personales.
   
   
5. Si el proveedor pretende utilizar a un subcontratista para el tratamiento de los datos personales, deberá: (i) notificar a Ecuaprimas antes de subcontratar servicios o realizar cualquier cambio relativo a la adición o sustitución de subcontratistas; (ii) documentar la naturaleza y el alcance de los datos personales de Ecuaprimas subtratados por los subcontratistas, garantizando que la información recopilada sea necesaria para la realización de la actividad; (ii) tratar los datos personales conforme las directrices de Ecuaprimas; y, (iv) limitar el tratamiento de los datos personales de Ecuaprimas por parte del subcontratista para los fines necesarios para cumplir el contrato del proveedor con Ecuaprimas

12. Conservación y eliminación de los Datos Personales

Almacenamos los Datos Personales proporcionados por el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas. Adicionalmente, Ecuaprimas podrá conservar los Datos Personales necesarios para cumplir con las obligaciones contractuales o legales de acuerdo con las leyes correspondientes, y mientras usted no ejerza los derechos de oposición, o eliminación, cuando sean procedentes.

De igual manera, los Datos Personales podrán ser conservados por un mayor tiempo para el ejercicio o defensa de los intereses de Ecuaprimas en instancias administrativas o judiciales.

Adicionalmente, Ecuaprimas podrá anonimizar los Datos Personales facilitados en cuyo caso los datos perderán su característica de personal. Esto se podría realizar para la mejora del sitio web, así como de los servicios ofertados. Sin embargo, en caso de no anonimizar los Datos Personales, estos serán eliminados.

13. Datos de contacto

A continuación, podrá encontrar los datos de contacto de Ecuaprimas:

Razón social: Ecuaprimas Cía. Ltda.
RUC No.: 0991267107001
Domicilio: Av. Carlos Julio Arosemena Km. 2.5 Edif. Ecuaprimas.
Correo electrónico: [email protected], [email protected]

14. Actualización de la Política

Ecuaprimas realiza revisiones y actualizaciones periódicas de la presente Política, en atención a los cambios normativos, así como en virtud de las directrices que emita la Autoridad de Protección de Datos.

Podrá revisar las actualizaciones a la presente Política al acceder a la misma, la cual se encuentra disponible en los canales correspondientes de la compañía.

La última actualización a la Política fue realizada el 3 de marzo de 2024.